E-İrsaliye Eğitim
E-İrsaliye Düzenleme Adımları
- e-irsaliye düzenlenmeden önce mutlaka cari hesabın e-irsaliye mükellefi olup olmadığı sorgulanmalı.
Cari hesap üzerinde sağ tıklanıp e-fatura mükellef kontrol ile gelen aşağıdaki ekranda cari hesabın e-irsaliyeli olup olmadığı belirlenir.
▪Eğer Cari hesap e-irsaliye değilse cari hesap kartındaki e-devlet tabında e-irsaliye kullanıcısı kutusu boş olmalı.
▪Logo programları e-irsaliye kullanıcısı kutusu boş olan carilere düzenlenen e-irsaliyeleri GİB e-irsaliye havuzuna gönderir. Eğer cariyi sorgulamadan e-irsaliye düzenlerseniz e-irsaliye havuzuna gideceği için müşteriniz e-irsaliye mükellefi olmasına rağmen e-irsaliye RED yanıtı oluşturamaz.
- ▪GİB duyurusuna göre; e-İrsaliyede “Fiili sevk tarihi“, e-İrsaliye içinde kullanılan adreslerde; “İlçe/semt, İl, Posta kodu” e-İrsaliye detaylarında “Taşıyıcı için şahsa İsim/Soy isim, Uyruk ve TCKN (Tüzel kişi ise VKN)” alanları 01.09.2021 tarihi itibari ile zorunlu hale getirilmiştir.
İrsaliye içindeki Cari hesap/sevk adresi/sevkiyat hesabı/taşıyıc firma bilgilerinde ; “İlçe/semt, İl, Posta kodu” kesinlike doldurulmalıdır.
- ▪E-irsaliye sistemine geçen mükellefler tüm sevkiyatlarında e-irsaliye ya da irsaliye yerine geçen fatura kullanmak zorundadır.
▪E-irsaliye düzenleme işlemini bitirmeden önce irsaliye üzerinden sağ mouse tuşu ile e-irsaliye bilgileri seçilir.
▪Aşağıda gelen ekranda e-irsaliye düzenleme/sevk tarih ve zamanı doldurulur.
▪Sevk tarihi her zaman e-irsaliye gönderme işleminden sonraki bir zamanı göstermelidir.
▪İleri sevk tarih ve zamanı belirleyebilirsiniz araç yeterki belilrlediğiniz süreden önce yola çıkmasın . Ayrıca geçmişe sevk tarih ve zamanı belirtemezsiniz.
▪Detaylar / Detaylar II tabında Taşıyıcı kodu seçeneği ile malı taşıyan kişi seçilmelidir.
▪Malı taşıyan işletmeniz olabileceği gibi, müşteri veya 3 ncü bir işletme de olabilir.
▪Her üç durumda da taşıyıcı bilgileri aşağıdaki ekrandaki örnek gibi doldurulup seçilmelidir
- Cari hesap şahıs işletmesi ise TC No yerine 11111111111 11 adet 1 yazabiliyor olmanıza rağmen Cari malı kendisi taşıyorsa taşıyıcı firma bilgilerini doldururken gerçek TC No sunu yazmalısınız ya da Taşıyıcı firma yerine şoför bilgileri alanını doldurmalısınız
- Düzenlenen e-irsaliye e-irsaliye gönder menüsünden Connect/e-devlet işlemleri içinden onaylanıp Paketlenip gönderilir. Göndermeden önce mutlaka incele ile inceleyip kontrol etmenizi tavsiye ederiz.
- Hata almış e-irsaliye ile sevkiyat yapılamaz.
E-İrsaliye Belgesinin İptali
- e-İrsaliye belgesinin iptali söz konusu değildir. Bununla birlikte malın fiili sevkinden önce, malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunun tespiti durumunda, alıcı tarafından e-İrsaliye muhteviyatının tamamına “irsaliye yanıtı” ile “red” yanıtı verilebilir.
Şubeler Arası Mal Sevkiyatında e-İrsaliye Düzenlenmesi
- İşletmenin şubeleri arasında yapılan mal sevkiyatlarında da sevk irsaliyesi düzenlenmesi gereği bulunduğundan, uygulamaya kayıtlı kullanıcıların kendi işyerleri arasında gerçekleştireceği mal sevkiyatlarına ilişkin olarak e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Bu durumda malı gönderen ve alan bilgileri olarak aynı mükellefiyet bilgilerine yer verilecek olup, malın teslimat adresi e-İrsaliye üzerinde ilgili alana girilecektir.
e-Fatura veya e-Arşiv Fatura’nın Sevk İrsaliyesi Yerine Geçtiği Durumlar
- Malın teslimi (teslim sayılan haller dahil) anında e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlenmesi, belge üzerinde düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi, belge üzerinde “İrsaliye yerine geçer.” ibaresine yer verilmesi ve kâğıt çıktısının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması koşuluyla, e-Fatura ya da e- Arşiv Fatura’nın kağıt çıktısı sevk irsaliyesi yerine geçeceğinden bu tür durumlarda ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.
İrsaliye Yerine Geçen e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya ÖKC’den Fatura Bilgi Fişinin Düzenlendiği Durumlarda e-İrsaliye Düzenleme Zorunluluğu
- e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerine düzenledikleri e-Faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi, kağıt çıktısı üzerinde “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması ve kâğıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması durumunda söz konusu kağıt çıktı irsaliye yerine geçeceğinden bu durumlar için e-İrsaliye düzenlenme zorunluluğu bulunmamaktadır.
E-İrsaliyede Malların Fiyatlarına Yer Verilmesi Durumu
- Mevzuatımızda sevk irsaliye belgesi düzenlenirken malların fiyatlarına yer verilmesi zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu nedenle e-İrsaliye uygulamasında da böyle bir zorunluluk yoktur.
e-İrsaliyede şoförün TCKN bilgisi alanına 11111111111 yazılmasının mümkün olup olmadığı hususu
- Şoförün ad-soyad ve TCKN bilgisi Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı’nın UETDS yük taşıma bildirimleri bakımından da zorunlu bir alan olması, taşıma işlemini gerçekleştiren şoförlerin ilgili mevzuatlarınca yetkilendirilmiş ve yeterliklerinin doğru tespiti bakımından da önem arz ettiğinden, şoförün adı-soyadı ve TCKN bilgisinin (yabancı uyruklu şoförlerde şoförün pasaport numarası bilgisinin) e-İrsaliye ilgili elektronik belge alanında doğru şekilde yazılması zorunludur.
NOTLAR
- ▪Malın fiili sevkinden önce e-İrsaliyenin düzenlenmiş ve başarılı bir şekilde Başkanlık sistemlerine gönderilmiş olması gerekmektedir. Bu hususta dikkat edilmesi gereken tarih/zaman e-İrsaliye belge tarihi değil, e-İrsaliye üzerinde belirtilen fiili sevk tarih/zamanıdır
- ▪E-irsaliye de Diğer bilgilerin yanısıra Karekod ve Taşıyıcı Bilgileri de eksiksiz yer almalıdır.
- ▪e-İrsaliye belgesi üzerinde irsaliyenin düzenlenme tarih ve zamanının yanında fiili sevk tarih ve zamanına da yer verilmesi zorunludur. Fiili sevk tarihi/zamanı düzenlenme zamanı ile aynı olabileceği gibi, daha ileriki bir tarih/zaman olabilir.
- ▪e-İrsaliye uygulamasında aynı e-Faturada olan “uygulama yanıtı” gibi işleyen “irsaliye yanıtı” belgesi de mevcuttur. Söz konusu irsaliye yanıtı ile e-İrsaliye üzerinde yazan fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde e-İrsaliye muhteviyatı malların tamamı kabul yanıtı ile kabul edilebilir ya da kısmi kabul yanıtı ile bir kısım mallar kabul edilebilir bir kısmı ise reddedilebilir. Ancak kabul edilmeyen mallarla ilgili olarak ya da alıcının adresinde bulunamaması, başlanmış sevkiyatta alıcıya gidilememesi, alıcının malları kabul etmemesi vb durumlar nedeniyle malların işletmeye geri getirilmesi ya da malların farklı bir alıcıya sevk edilmesi durumlarında; malı taşıyan ya da taşıttıran tarafından yeni bir e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur.
- ▪e-İrsaliye RED yanıtı ile belgenin tamamı da reddedilebilir. Ancak bu durum sadece fiili sevkten önce ve mal muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması halinde mümkündür. Bu durum ve süreler dışında yapılan retler hükümsüzdür.
- ▪e-arşiv/e-fatura da kullanılan e-irsaliye sisteme gönderilmeden faturası kesilebilir Ancak mal sevkedilemez
- ▪e-irsaliye de uygulama yanıtı verme zorunluluğu yok. Fazla giden mallar için fazla olan rakam yeniden irsaliyelendirilmeli .
- ▪E-irsaliye de düzeltme / iptal yok ancak iade irsaliyesi veya irsaliye yerine geçen fatura ile geri alınabilir.
- ▪Red/Kısmi Red verilen irsaliyelere iade irsaliyesi düzenlenmeli
- ▪Fason / Tamir / Garanti / Yetiştirme amaçlı irsaliyelere e-irsaliye üzerinde ayrıca faturalanmayacağı belirtilir ise faturalandırma gerekmez
- ▪E-irsaliye de Kısmi kabul gerçekleşirse kabul edilmeyen miktar için de iade irsaliye düzenlese de e-irsaliye tamamı faturalandırılır iade irsaliye için de iade faturası talep edilir.
- ▪E-irsaliye düzenleme tarihi değil sevk tarihi ile 7 günlük süreç başlar
- ▪Teknik yetersizlik sebebi ile e-irsaliyenin düzenlenemeyecek olması durumunda matbu sevk irsaliyesi ile e-İrsaliye aynı anda düzenlenmelidir.Düzenlenen matbu sevk irsaliyesinin üzerine e-irsaliyeye ait belge numarası ve belge düzenleme tarihi ve zamanı bilgilerine yer verilecektir.
- ▪Malın fiili sevkinden önce e-İrsaliyenin düzenlenmiş ve başarılı bir şekilde Başkanlık sistemlerine gönderilmiş olması gerekmektedir. Bu hususta dikkat edilmesi gereken tarih/zaman e-İrsaliye belge tarihi değil, e-İrsaliye üzerinde belirtilen fiili sevk tarih/zamanıdır
- ▪E-irsaliye de Diğer bilgilerin yanısıra Karekod ve Taşıyıcı Bilgileri de eksiksiz yer almalıdır.
- ▪e-İrsaliye belgesi üzerinde irsaliyenin düzenlenme tarih ve zamanının yanında fiili sevk tarih ve zamanına da yer verilmesi zorunludur. Fiili sevk tarihi/zamanı düzenlenme zamanı ile aynı olabileceği gibi, daha ileriki bir tarih/zaman olabilir.
- ▪e-İrsaliye uygulamasında aynı e-Faturada olan “uygulama yanıtı” gibi işleyen “irsaliye yanıtı” belgesi de mevcuttur. Söz konusu irsaliye yanıtı ile e-İrsaliye üzerinde yazan fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde e-İrsaliye muhteviyatı malların tamamı kabul yanıtı ile kabul edilebilir ya da kısmi kabul yanıtı ile bir kısım mallar kabul edilebilir bir kısmı ise reddedilebilir. Ancak kabul edilmeyen mallarla ilgili olarak ya da alıcının adresinde bulunamaması, başlanmış sevkiyatta alıcıya gidilememesi, alıcının malları kabul etmemesi vb durumlar nedeniyle malların işletmeye geri getirilmesi ya da malların farklı bir alıcıya sevk edilmesi durumlarında; malı taşıyan ya da taşıttıran tarafından yeni bir e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur.
- ▪e-İrsaliye RED yanıtı ile belgenin tamamı da reddedilebilir. Ancak bu durum sadece fiili sevkten önce ve mal muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması halinde mümkündür. Bu durum ve süreler dışında yapılan retler hükümsüzdür.
- ▪e-arşiv/e-fatura da kullanılan e-irsaliye sisteme gönderilmeden faturası kesilebilir Ancak mal sevkedilemez
- ▪e-irsaliye de uygulama yanıtı verme zorunluluğu yok. Fazla giden mallar için fazla olan rakam yeniden irsaliyelendirilmeli .
- ▪E-irsaliye de düzeltme / iptal yok ancak iade irsaliyesi veya irsaliye yerine geçen fatura ile geri alınabilir.
- ▪Red/Kısmi Red verilen irsaliyelere iade irsaliyesi düzenlenmeli
- ▪Fason / Tamir / Garanti / Yetiştirme amaçlı irsaliyelere e-irsaliye üzerinde ayrıca faturalanmayacağı belirtilir ise faturalandırma gerekmez
- ▪E-irsaliye de Kısmi kabul gerçekleşirse kabul edilmeyen miktar için de iade irsaliye düzenlese de e-irsaliye tamamı faturalandırılır iade irsaliye için de iade faturası talep edilir.
- ▪E-irsaliye düzenleme tarihi değil sevk tarihi ile 7 günlük süreç başlar
- ▪Teknik yetersizlik sebebi ile e-irsaliyenin düzenlenemeyecek olması durumunda matbu sevk irsaliyesi ile e-İrsaliye aynı anda düzenlenmelidir.Düzenlenen matbu sevk irsaliyesinin üzerine e-irsaliyeye ait belge numarası ve belge düzenleme tarihi ve zamanı bilgilerine yer verilecektir.
ÖNEMLİ NOT
- ▪e-irsaliye mükellefi olduktan sonra e-fatura/e-arşiv kesilirken en çok yapılan ve geri dönüşü olmayan hatalardan biri de e-irsaliye numara atlanmasıdır. e-irsaliye mükellefi e-fatura/e-arşiv oluştururken LOGO programları otomatik olarak bir irsaliye oluşturur. E-irsaliye mükellefi olduğunuz için sizde de e-irsaliye oluşturur. Siz e-fatura/e-arşiv oluşturma ekranında taşıyıcı bilgileri istenene kadar farkında olmazsınız fark edince e-fatura/e-arşiv bilgileri ekranında “irsaliye yerine geçer” kutucuğunu tıklarsınız. LOGO programı oluşan e-irsaliyeyi kağıt a çevirir. Ancak irsaliye içinde hala e-irsaliye numarası vardır. Bu nedenle sisteme giden e-fatura/e-arşiv içindeki irsaliye de e-irsaliye numarası bulunur. Gerçek bir e-irsaliye kesmeye kalktığınızda “bu numara kullanılmaktadır” hatası alıp bu numarayı kullanamazsanız. Bu hatayı yaşamamak için irsaliye yerine geçen bir e-fatura/e-arşiv keserken Cari hesabı seçer seçmez e-fatura/e-arşiv bilgileri kısmından “irsaliye yerine geçer” i seçip e-fatura/e-arşiv satırlarını sonra doldurunuz.
